Przetargi, realizacje i dostawy, które wiążą się z dostępem do informacji niejawnych można podzielić na dwa typy:

• tanie i szybkie do wejścia – o klauzuli zastrzeżone,
• droższe i wymagające większych nakładów środków i pracy – o klauzulach poufne i wyżej.

Kompleksowe wdrożenie firmy do pełnej zdolności przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone oznacza:

• powołanie Pionu Ochrony – Pełnomocnika, pracownika kancelarii niejawnej oraz administratora i inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego;
• utworzenie kancelarii niejawnej, wraz z zapewnieniem właściwego poziomu bezpieczeństwa, zgodnego z Rozporządzeniem;
• opracowanie konfiguracji systemu teleinformatycznego do przetwarzania informacji niejawnych, wraz z przygotowaniem dokumentacji – Szczegółowych Wymagań Bezpieczeństwa i Procedur Bezpiecznej Eksploatacji oraz przesłanie ich do Departamentu Bezpieczeństwa Teleinformatycznego ABW celem zaopiniowania;
• opracowanie pełnej dokumentacji bezpieczeństwa dla kancelarii niejawnej – Planu Ochrony, Analizy poziomu zagrożeń i punktacji zastosowanych środków bezpieczeństwa fizycznego, Instrukcji przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone i innych;
• przeszkolenie osób funkcyjnych z ochrony informacji niejawnych oraz upoważnienie ich do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.

Co z przetargami, gdzie dokumentacja ma klauzulę poufne, tajne lub ściśle tajne?

Wówczas większość wymaganych przedsięwzięć i zadań brzmi podobnie, ale diabeł tkwi w szczegółach. Konieczne jest wtedy:

• powołanie Pionu Ochrony – Pełnomocnika, pracownika kancelarii niejawnej/tajnej oraz opcjonalnie administratora i inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego;
• utworzenie kancelarii niejawnej, wraz z zapewnieniem właściwego poziomu bezpieczeństwa, zgodnego z Rozporządzeniem;
• zwrócenie się do ABW o wyznaczenie Sprzętowej Strefy Ochrony Elektromagnetycznej (wniosek WS-01);
• opcjonalnie zakup certyfikowanego sprzętu teleinformatycznego klasy TEMPEST – o ile taki będzie wymagany w wyznaczonej SSOE;
• opracowanie konfiguracji systemu teleinformatycznego do przetwarzania informacji niejawnych, wraz z przygotowaniem dokumentacji – Szczegółowych Wymagań Bezpieczeństwa i Procedur Bezpiecznej Eksploatacji oraz zwrócenie się do Departamentu Bezpieczeństwa Teleinformatycznego ABW o przeprowadzenie audytu systemu;
• opracowanie pełnej dokumentacji bezpieczeństwa dla kancelarii niejawnej – Planu Ochrony, Analizy poziomu zagrożeń i punktacji zastosowanych środków bezpieczeństwa fizycznego, Instrukcji przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone, poufne i innych;
• przeszkolenie osób funkcyjnych z ochrony informacji niejawnych;
• przygotowanie formularza oceny środków bezpieczeństwa fizycznego;
• przygotowanie kwestionariusza bezpieczeństwa przemysłowego;
• zwrócenie się do ABW o przeprowadzenie postępowania bezpieczeństwa przemysłowego, wraz ze wskazaniem klauzuli świadectwa, o które firma się ubiega oraz poziomu świadectwa, jednocześnie załączając do wniosku ankiety bezpieczeństwa osobowego osób, które mają pełnić funkcje: Kierownika Jednostki Organizacyjnej, Pełnomocnika ds. OIN, kierownika kancelarii niejawnej, inspektora i administratora bezpieczeństwa teleinformatycznego.

Powyższy opis przedstawia na dużym poziomie ogólności wymagane formalności, zakładając proces uzyskania przez firmę pełnego dostępu do informacji niejawnych o klauzulach zastrzeżone, poufne, tajne i ściśle tajne.

Zakres wymaganych dokumentów zmienia się w przypadku odstąpienia od tworzenia własnego systemu teleinformatycznego do przetwarzania informacji niejawnych czy w razie chęci rozbudowania systemu ochrony informacji w firmie o informacje niejawne międzynarodowe – NATO, Unii Europejskiej oraz Europejskiej Agencji Kosmicznej.